ビジネスで発生する「賃貸契約書」や「労働契約書」などの契約書をどう送ればいいか迷いますよね。
契約書ということで、通常の封書よりも送付が慎重になることも多いはずです。
しかし、どういった方法で送付するのが正しいか悩むことも多いのではないでしょうか。
そこで、今回は契約書の郵送方法について解説していきます。
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- 重要書類の送付は、「レターパック」「宅急便」がおすすめ！
- 重要書類を送る際には、「先方の住所・氏名」「送付状」「返信封筒」を忘れず、メールでも再度送っておくとOK！
契約書の郵送方法2選
契約書の郵送はレターパック、宅急便の2つの方法が最適です。
無事発送されたか・届いたかの追跡確認ができることが重要です。
レターパック | 手軽に送りたい方におすすめ
レターパックについては、あらかじめ郵便局で購入したものを利用し最寄りのポストへ投函するだけになりますので手軽に送付可能です。
レターパックには、2種類が準備されています。
| 種類 | 金額 | サイズ | 重さ | 受け渡し |
| レターパックプラス | 520円 | 340㎜×248㎜ | 4kg以内 | 対面でのお届け。受領印又は署名による受け渡し。 |
| レターパックライト | 370円 | 340㎜×248㎜ | 3kg以内 | 郵便箱への投函 |
通常の郵便よりは高くなりますが、確実な追跡サービスができる点での安心感があります。
購入については、最寄りの郵便局か一部コンビニでの購入が可能です。
もし大量に用意しておきたい場合は、金券ショップでの購入がおすすめです。
基本的にばら売りはされていませんが、非常に格安で購入できます。経費削減にも便利です。
まずは、是非お気軽にその値段をご確認ください。
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宅急便（信書扱い） | コンビニから発送したい方におすすめ
次におすすめする方法が、最寄りのコンビニからも発送できる宅急便です。
宅急便の場合には、追跡だけではなく到着日時を指定できるため、相手先との約束がある場合には最適な方法になります。
ただし、レターパックよりも高価になってしまう点に注意が必要です。
その他にも、重さや大きさを意識する必要がありません。作成したモノをそのままで送ることができる点も選ばれる理由になります。
宅急便については、コンビニにより取り扱っている業者が決まっているため、業者を指定したい場合には、業者の店舗で預けることも必要になります。
また、コンビニに預けた日時により最短の届日時が異なる点も注意が必要です。
レターパックとは異なり、大量に持ち込まないと割引が効かないなどの制限もあります。
また、郵便法や信書便法により通常の宅急便では送れなくなっています。
ただし、許可を受けている業者での送付は可能なため信書扱いであることを伝え正しく送付することも注意が必要です。
契約書を郵送する時に気を付けておきたいマナー4選
次に、契約書を郵送する時に気を付けておきたいマナーについてもご紹介します。
契約書は、法人であっても個人であっても重要な文書であることに変わりはありません。
そこで、基本としては折らずに入る封筒を準備しておきましょう。
その他に注意したい点は、以下の4点です。
会社名や氏名、住所を間違えない
当然ですが、会社名や氏名、住所を間違えないようにしましょう。
当たり前と思うかもしれませんが、ここを間違えてしまい相手に届かないトラブルは少なからず起きています。
2重、3重のチェックをしても基本となることを間違えないようにする必要があります。
特に氏名だけではなく役職名なども含め、正しく把握し宛名を作成することが大事なチェック項目となります。
送付状をつける
送付状をつけることも忘れないようにします。
何を誰に送っているのか、その部数は何部であるかも送付状に記載します。
送付状に記載している内容を元に、受け取り手が内容を確認します。
送付状に記載されている内容との相違があれば、トラブルのもとになってしまうため、送付状の記載にも注意が必要です。
記載している内容についても、2重、3重のチェックを行い同封するように心がけます。
ビジネスシーンにおいては、往々にしてひながたを作成しておく場合があります。
こうしたフォームを用意することで、間違いを起こしにくい工夫を行うことも得策です。
返信用封筒も同封する
契約書の送付については、署名や捺印後に返送を依頼したい場合があります。
返送が必要な場合には、返送用の封筒も同封しておくことも必要です。
返送用封筒には、送付先や返信用の切手を貼付しておくことが一般的になります。
相手の負荷を軽減し、正しく返送が届くように配慮することも必要です。
メールでも必ず送信しておく
契約書の送付について、投函だけはなくメールなどでも連絡を入れておっことも必要です。
相手が、いつ投函されているかを把握するだけではなく、いつ届くかを把握することで、間違いなく受けとることができます。
万が一、予定よりも到着が遅れている場合には、現在の場所や状態がどうなっているかを早期に把握できるため、必ず一報を入れることも忘れないようにします。
契約書の郵送についてよくある質問
最後に、契約書の郵送についてよくある質問についてもご紹介します。
契約書の送付においておきやすい事態です。
あらかじめ把握しておくことで、対応をスムーズに行える準備をしておくことも必要になります。
間違えて普通郵便で送ってしまったらどうしたらいいのか？
追跡はできませんが、通常であれば問題なく相手に届きます。
しかし、重要な文書であれば現在どこにあるのか、状態がどうなっているかを把握したいと考えるものです。
こうしたことができないため、到着まではトラﾌﾞルを回避できているか不安になってしまいます。
また、何かの原因で紛失をしてしまっても追跡ができません。
こうしたリスクを考慮して、普通郵便は避ける運用を心掛ける必要があります。
万が一、普通郵便で投函してしまった場合には相手先に普通郵便であること、到着の目安の日時などをお知らせします。
こうすることで、予定よりも遅くなっている場合に郵便局に問合せができる配慮をしておくことも必要です。
契約書を紛失したらどうしたらいいのか？
追跡ができない方法であれば、郵便局に問い合わせを行い調べてもらう方法のみが対応方法になります。
この場合、投函した郵便局、発送先の郵便局に問い合わせを行い調査をしてもらうことになります。
追跡がない場合には、郵便局での調査には時間が掛かります。
こうした対応と同時に、相手先へ一報を入れ対応先についての相談を行います。
再送するなどの方法も検討し対応することが必要になる点を理解しておくことも大切です。
契約書の郵送 まとめ
- 重要書類の送付は、「レターパック」「宅急便」がおすすめ！
- 重要書類を送る際には、「先方の住所・氏名」「送付状」「返信封筒」を忘れず、メールでも再度送っておくとOK！
今回は、契約書の郵送方法やレターパックを大量に購入する方法について解説しています。契約書の送付については、相手に確実に届く方法を取り決め適応することが必要です。
期日に適切に届かない場合には、不信感にもつながる契約書の送付には慎重さが必要です。
今回ご紹介した内容を参考に、確実に届ける方法を選択して実施していきます。
そうしたことが、相手先との信頼関係を構築することにもつながることを理解しておくことも大切な要素になると理解しておきましょう。
アクセスチケットではレターパックだけでなく、他にも様々な金券を扱っています。大量に取り揃えておきたい業者様におすすめです。